Existem formas automáticas de fazer isso, mas não compensa o investimento apenas para um aquário, já para não falar que esses sistemas apenas mudam a água, contudo existe um série de tarefas que temos sempre que ter em conta, segue uma checklist pela qual me guio, pode ser que te ajude:
LISTA DE VERIFICAÇÃO DE MANUTENÇÃO
GERAL
Realize uma avaliação geral: verifique odores, algas, saúde das plantas e hardscape. Resolva as causas raízes.
Remova algas dos vidros com esponja GA e raspador. Verifique de lado. Remova plantas/folhas infestadas por algas.
Limpe as bordas de silicone com uma escova de dentes/escova plástica. Trate BGA no substrato. Remova detritos.
Garanta água cristalina. Se estiver turva, use ADA Clear Water: 1 ml/20L para aquários novos, 1 ml/40L para antigos. Não exceda a dosagem.
A areia deve estar uniformemente fina ao longo do vidro frontal, sem pontos de colagem visíveis.
Remova partículas de substrato da areia com ferramenta magnética ou mangueira de sucção. Partículas de substrato são mais leves que areia.
Remova areia acumulada em plantas/hardscape com um ventilador. Limpe pedras infestadas de algas com uma escova metálica.
VIDA SELVAGEM
Verifique os animais; devem se mover normalmente, ter apetite e não apresentar sinais visíveis de doenças.
Remova folhas mortas. Substitua plantas pouco atraentes por novas similares.
Pode plantas que toquem o vidro. Faça podas regulares conforme o conceito do layout.
Remova partes mortas de plantas e alimentos não consumidos do substrato e das plantas. A decomposição pode causar algas.
Remova partes de plantas da superfície e dos cantos com uma rede, papel toalha, pincel e pinças.
Remova caracóis indesejados com mangueira para troca de água, pinças ou capturador de caracóis.
EQUIPAMENTOS
Limpe o skimmer e ajuste sua posição. Certifique-se de que camarões ou plantas não estejam presos dentro ou ao redor dele.
Encha os contadores de bolhas de CO2 até 2/3. Verifique a cor do Drop Checker e recarregue a solução se necessário.
Limpe o vidro externo para remover marcas d'água. Use Cleanex e papel toalha.
Certifique-se de que o vidro interno acima do nível da água esteja sem manchas. Verifique o nível da água.
Mantenha o interior do gabinete limpo e organizado.
Verifique a garrafa de CO2 e a contagem de bolhas. Monitore a pressão, que aumenta antes do esgotamento. Escute possíveis vazamentos de gás.
Mantenha as luminárias limpas, sem marcas de respingos de água, livres de poeira e devidamente alinhadas.
Recarregue dosadores automáticos de fertilizantes e alimentadores automáticos, caso os níveis estejam abaixo de um quarto.
Inspecione a limpeza do filtro observando o fluxo, procure vazamentos, confira o log de limpeza e plataformas digitais.
Limpe os vidros, o filtro, mangueiras de CO2 e dosadores. Verifique mangueiras dobradas e substitua as velhas ou descoloridas.
Certifique-se de que o UV está ligado, o aquecedor está ajustado corretamente e o computador de pH é calibrado regularmente. Verifique os registros.
Eu faço apenas uma muda por semana, de 50%, por exemplo o meu domingo à tarde é para tratar dos aquários, durante a semana se vir folhas mortas vou retirando, ou se vir algo que precisa de atenção imediata resolvo na hora.
Quando estou a iniciar um aquário as formas que me dei melhor foram:
Iniciar o aqua já plantado:
Troco 50% de água de 2 em dois dias na primeira semana;
Segunda e Terceira semanas: 2x
A partir da quarta semana, troco 50% apenas 1x
Darkstart (método menos trabalhoso);
monto apenas o hardscape, coloco água e deixo o aquário a marinar por duas semanas sem fazer qualquer troca de água;
terceira semana, troco 50% e deixo mais uma semana;
Ao fim de 4 semanas retiro toda a água do aquário e planto tudo o que tiver para plantar, volto a encher e passo a fazer 50% de TPA 1x semana
Este método ajuda também com as plantas, pois naquilo que observei há menos probabilidade de "melt" uma vez que já não vai haver picos de amónia.