Podes ir buscar areia à praia sim, mas de preferência apanhá-la na zona de rebentação. E convem lavá-la várias vezes antes de a introduzires no aquário. Tambem podes ir ao MaxMax ou Bricomarchée e compras areia a um preço irrisório, algo como 2 euros por 25 kgs. Mas esta convem lavar bem também.
Plantas, se forem tipos de plantas pouco exigentes, não precisas de substrato fertil. Tens plantas até que nem precisam de serem enterradas no substrato, por exemplo anubias.
Quanto a colocares um peixe para ajudar no ciclo não acho boa ideia. Podes sim é ir acrescentado cultura de bactérias para acelerar o ciclo.
Isto em traços muito gerais... mas se pesquisares no forum encontras muita informação que te responde melhor as tuas dúvidas ...